Pencatatan Pembayaran

Prinsipnya: uang masuk dulu, catatan menyusul

Penting untuk dipahami bersama: santri dan wali tidak membayar lewat aplikasi. Uang masuk lewat jalur yang pesantren tetapkan sendiri — tunai di meja bendahara, transfer ke rekening pondok, atau cara lain sesuai kebijakan masing-masing pesantren. Tugas sistem adalah mencatat hasilnya. Karena itu peran bendahara ada di jantung proses ini: status lunas baru muncul setelah bendahara mencatat.

Mencatat pembayaran

1. Terima uangnya lebih duluPastikan nominal cocok dengan tagihan, atau samakan jumlah angsuran bila wali membayar sebagian.
2. Cari santri dan tagihannyaBuka data santri, lalu daftar tagihannya, dan pilih tagihan yang dibayar — mis. "SPP Agustus".
3. Catat pembayarannyaIsi tanggal pembayaran, jumlah yang masuk, dan keterangan singkat bila perlu (mis. "transfer, angsuran ke-2").
4. Periksa statusnya berubahSetelah tercatat, tagihan menjadi "lunas" bila penuh, atau "dibayar sebagian" bila masih ada sisa. Status ini otomatis ikut terlihat di portal wali.
5. Simpan buktinyaTeruskan tanda terima atau bukti transfer ke arsip bendahara sesuai kebiasaan pondok, dan beri salinan ke wali bila diminta.

Mengubah status menjadi lunas

Status tidak diubah dengan mengetik manual — status mengikuti catatan pembayaran. Tagihan dinyatakan lunas ketika total pembayaran yang dicatat sama dengan nominal tagihan. Kalau wali melunasi sisa angsuran, cukup tambahkan catatan pembayaran berikutnya sampai totalnya penuh, dan status berubah sendiri menjadi lunas.

Kalau catatan salah

Kekeliruan pencatatan itu wajar; yang penting bisa diperbaiki dan ada jejaknya.

• Salah santri (pembayaran Ali tercatat di nama Abu): hapus catatan yang salah, lalu catat ulang di santri yang benar.
• Salah nominal: koreksi jumlahnya; status lunas/sebagian ikut menyesuaikan sendiri.
• Pembayaran dobel: hapus salah satu catatan, dan pastikan wali menerima klarifikasi bahwa uangnya dikembalikan atau dipakai untuk bulan berikutnya.

Kalau ada yang macet

1. Status wali bilang sudah bayar, sistem bilang belum. Cek buku harian bendahara dan rekening pondok; biasanya pembayaran ada tapi belum sempat dicatat.
2. Nominal angsuran tidak cocok. Samakan dulu jumlahnya dengan wali — tulis di keterangan — baru catat, supaya tidak jadi selisih kecil yang menumpuk tiap bulan.
3. Bendahara berhalangan hadir. Tunjuk pengganti yang punya akses mencatat, dan minta serah terima daftar pembayaran hari itu, supaya pencatatan tidak berhenti.
4. Rekap bulanan tidak seimbang. Cocokkan total pembayaran di sistem dengan uang yang benar-benar ada di kas; selisih diperiksa per santri, bukan ditebak rata.

Pertanyaan yang sering muncul