Data Santri

Apa itu data induk santri

Data induk santri adalah catatan pokok setiap santri: nama lengkap, tanggal lahir, kelas, kamar, wali, dan status aktif. Semua bagian lain mengambil dari sini. Kalau data induk berantakan, absensi salah nama, tagihan terkirim ke wali yang keliru, dan portal wali menampilkan anak yang bukan miliknya.

Karena itu, biasakan memperbaiki data di satu tempat ini — jangan menambal di layar absensi atau layar tagihan.

Menambah santri baru satu per satu

1. Buka menu Data Santri, lalu tekan Tambah Santri Isian yang wajib ditandai. Nama lengkap cukup satu baris — tidak perlu gelar, cukup nama yang dikenal di pesantren.
2. Isi identitas dasar Tanggal lahir dipakai untuk membedakan santri bernama sama, jadi jangan dikosongkan meski santri sendiri lupa — tanyakan ke wali.
3. Hubungkan kelas dan kamar Kelas dan kamar harus sudah dibuat sebelumnya. Kalau pilihan kelas 7A belum muncul, buat dulu di menu Kelas & Kamar.
4. Hubungkan wali Cari wali dengan nama atau nomor WhatsApp. Bila walinya belum ada, tambahkan lewat halaman Data Wali Santri.
5. Simpan dan cek ulang Setelah tersimpan, cari nama santri itu di daftar dan pastikan kelas, kamar, dan walinya sudah nempel.

Memperbaiki data yang salah

1. Cari santri melalui kolom pencarian — cukup ketik sebagian nama, tidak perlu lengkap.
2. Tekan baris santri itu, lalu ubah isian yang salah.
3. Simpan, dan perubahan langsung terlihat di absensi, tagihan, dan portal wali.
4. Kalau perubahan menyangkut kelas atau kamar, cek daftar absensi besok — nama santri sudah harus pindah mengikuti kelas barunya.

Santri keluar, pindah, atau cuti

Jangan hapus data santri yang keluar. Riwayat absensi, tahfidz, dan pembayarannya menempel pada data itu dan sering dibutuhkan wali atau pimpinan.

1. Buka data santri, ubah statusnya menjadi keluar atau pindah beserta tanggalnya.
2. Santri dengan status keluar otomatis hilang dari daftar absensi harian dan tidak lagi kena tagihan berjalan.
3. Portal wali-nya ikut nonaktif, tapi wali masih bisa menghubungi pengurus seperti biasa bila butuh riwayat.
4. Untuk cuti jangka pendek (pulang karena sakit, misalnya), cukup catat di catatan santri — jangan ubah statusnya.

Kalau ada yang macet

1. Nama santri tidak muncul di pencarian — cek apakah Anda sedang berada di pesantren yang benar bila akun Anda dipakai untuk beberapa lembaga, dan coba cari dengan dua-tiga huruf pertama saja.
2. Pilihan kelas atau kamar kosong — kelas dan kamar belum dibuat. Susun dulu strukturnya di menu Kelas & Kamar, baru kembali ke sini.
3. Terlanjur menghapus santri — segera hubungi pengelola sistem; data yang terhapus biasanya masih bisa dipulihkan bila dilaporkan cepat. Jangan membuat ulang dengan tangan karena riwayatnya tidak ikut.
4. Perubahan tidak terlihat di aplikasi pengurus — minta pengurus menutup lalu membuka ulang aplikasinya. Data yang sudah disimpan langsung berlaku, jadi layar lama yang perlu disegarkan.

Pertanyaan yang sering muncul