Import Data Santri

Kapan pakai import, kapan isi manual

Import cocok untuk pendaftaran tahun ajaran baru: ratusan nama sekaligus dari daftar accepted. Pengisian satu per satu cocok untuk mutasi tengah tahun, santri pindahan, atau perbaikan salah ketik.

Sebelum import, pastikan dua hal sudah siap:

1. Kelas sudah dibuat (mis. 7A, 7B, 8A) — lihat halaman Kelas & Kamar.
2. Kamar atau asrama sudah dibuat bila Anda sekalian menempatan santri.

Kalau struktur belum ada, baris import yang menyebut "kelas 7A" akan gagal karena sistem tidak mengenal nama itu.

Langkah import santri

1. Unduh template resmi Buka menu Data Santri, tekan Import, lalu unduh template. Jangan memakai berkas Excel lama dari tahun lalu — kolomnya bisa berbeda dan itu sumber kegagalan paling sering.
2. Isi kolom wajib Nama lengkap dan tanggal lahir wajib diisi. Tanggal lahir ditulis dengan format yang dicontohkan di baris pertama template, misalnya 17-08-2012 — jangan diubah jadi format lain.
3. Isi kelas dan kamar dengan nama yang sama persis Tulis "7A", bukan "Kelas 7 A" atau "7 a". Sistem mencocokkan nama, jadi beda satu spasi dianggap kelas berbeda.
4. Hapus baris contoh, rapikan berkas Baris contoh di template ikut terbaca sebagai data kalau tidak dihapus. Pastikan tidak ada baris kosong di tengah, dan kolom di luar template jangan diutak-atik.
5. Unggah berkas Tekan Unggah, pilih berkas yang sudah diisi, lalu tunggu sampai proses selesai. Jangan menutup halaman selama masih ada tanda berjalan.
6. Periksa jumlah Layar hasil menampilkan tiga angka: jumlah baris terbaca, jumlah berhasil, jumlah gagal. Jumlah berhasil harus sama dengan jumlah nama yang Anda isi. Kalau kurang, unduh daftar gagalannya.

Kalau ada baris yang gagal

Baris yang gagal tidak membuat seluruh import batal — yang lain tetap masuk. Sistem memberikan daftar baris gagal beserta alasannya, umumnya:

Setelah memperbaiki, unggah ulang hanya baris yang gagal. Jangan unggah seluruh berkas lagi — sistem menolak data yang sudah masuk, tapi lebih aman bila berkas ulangnya memang berisi sisa yang belum masuk saja.

Kalau ada yang macet

1. Tombol Unggah tidak merespons — biasanya berkasnya sedang dibuka di Excel. Tutup berkasnya, lalu unggah lagi.
2. Jumlah terbaca lebih banyak dari nama yang Anda isi — ada baris kosong berisi spasi atau sisa baris contoh yang tidak terhapus. Hapus barisnya sampai habis, bukan hanya isinya.
3. Import berhasil tapi santri tidak muncul di absensi — cek statusnya; kalau daftar absensi menyaring per kelas, pastikan kolom kelasnya terisi dan persis sama.
4. Berkas ditolak padahal isinya sudah benar — simpan ulang sebagai format yang diminta template (.xlsx), bukan .xls lama atau .csv yang diganti namanya.

Pertanyaan yang sering muncul