Kelas & Kamar

Buat strukturnya dulu, baru santrinya

Ini urutan kerja yang tidak boleh dibalik:

1. Buat daftar kelas (7A, 7B, 8A, dan seterusnya) beserta wali kelasnya.
2. Buat daftar kamar atau asrama (mis. Kamar A1 isi 20 santri putra).
3. Baru import atau tambahkan santri dan tempatkan mereka ke kelas dan kamar itu.

Alasannya sederhana: kolom kelas dan kamar pada import harus mencocokkan nama yang sudah ada. Kalau santri masuk duluan, ratusan nama menggantung tanpa kelas, dan absensi tidak bisa dijalankan.

Menyusun kelas

1. Buka menu Kelas & Kamar, tab Kelas Tekan Tambah Kelas untuk tiap rombongan belajar.
2. Pakai nama pendek dan konsisten "7A" cukup — jangan "Kelas VII A Putra Al-Furqan". Nama panjang membuat import mudah salah ketik dan kolom laporan sempit.
3. Tentukan wali kelas Wali kelas melihat rekap kelasnya sendiri; tanpa penunjukan ini, laporan kelas tidak punya penanggung jawab.
4. Ulangi untuk semua tingkat Pastikan jumlahnya sama dengan daftar rombongan belajar di surat keputusan pimpinan sebelum lanjut ke santri.

Menyusun kamar dan asrama

1. Di tab Kamar, buat kelompok asrama dulu bila pesantren Anda punya beberapa bangunan — misalnya Asrama Putra Timur.
2. Di dalamnya, daftarkan kamar per nama atau nomor: A1, A2, B1.
3. Isi kapasitas tiap kamar (mis. 20). Kapasitas ini mengingatkan pengurus saat penempatan melebihi isi.
4. Catat penanggung jawab kamar — biasanya musyrif atau kakak tingkat yang bertanggung jawab.

Memindahkan santri antar kamar atau kelas

Pemindahan sering terjadi: kamar penuh, santri sakit butuh kamar lantai bawah, atau kelas dirombak tengah semester.

1. Buka data santri yang pindah Gunakan pencarian nama; kalau memindahkan sekamar, buka daftar kamar asalnya.
2. Ubah kelas atau kamarnya Pada layar detail santri, tekan Ubah, pilih kelas atau kamar tujuan, simpan.
3. Pilih tanggal berlaku bila disediakan Untuk pemindahan bertahap (kelas baru mulai pekan depan), isi tanggal berlakunya supaya daftar cek malam minggu ini tidak ikut berubah.
4. Kabari penanggung jawab kedua sisi Musyrif kamar asal dan tujuan perlu tahu hari itu juga, agar pengecekan malam tidak mencatat santri "hilang".

Kalau ada yang macet

1. Nama kelas saat import ditolak terus — bandingkan huruf per huruf dengan daftar kelas. "7 A" dengan spasi dan "7A" dianggap dua nama berbeda.
2. Santri pindah tapi masih muncul di cek kamar lama — perubahan belum disimpan atau pengurus membuka daftar kamar sebelum pemindahan; minta muat ulang daftar itu.
3. Kamar melebihi kapasitas — sistem memberi peringatan, bukan menolak. Bila memang disengaja (kamar darurat), tambahkan catatan; bila tidak, pindahkan sebagian santri ke kamar lain.
4. Kelas lama tahun lalu masih muncul — jangan hapus kelas yang masih punya riwayat. Biarkan kosong tanpa penghuni agar rekap tahun lalu tetap bisa dibaca.

Pertanyaan yang sering muncul