Panduan Absensi
Absensi adalah kebiasaan harian yang paling menentukan. Panduan ini menjelaskan alurnya dari sisi orang yang memakainya setiap hari, bukan dari sisi pengaturan sistemnya.
Terakhir diperbarui: 27 September 2026
Siapa memakai apa
| Peran | Alat | Tugas harian |
|---|---|---|
| Pengurus asrama | HP | Mencatat kehadiran per sesi dan menulis catatan singkat |
| Pengajar | HP atau tablet | Mencatat kehadiran kelas serta mengisi jurnal mengajar |
| Santri | Tablet di pintu masuk | Absen mandiri saat masuk atau keluar asrama |
| Admin | Dashboard | Memeriksa rekap, mengoreksi yang salah, menutup sesi |
| Wali santri | Portal wali | Melihat catatan kehadiran anaknya |
Mencatat kehadiran satu sesi
- Pilih sesi yang benar Sesi dibedakan oleh waktu dan kegiatan, misalnya Subuh, Sekolah, atau Asrama malam. Salah memilih sesi membuat rekap harian tidak cocok, jadi periksa dulu jadwal sesi hari itu.
- Mulai daftar kehadiran Sistem akan menampilkan daftar santri sesuai rombongan belajar atau kamar Anda. Nama yang muncul sudah disaring, jadi Anda tidak perlu mencari manual satu per satu.
- Tandai status setiap santri Setiap santri punya pilihan status yang bisa ditekan langsung pada kartunya. Satu tekanan untuk satu santri, dan tandanya berubah seketika.
- Tambahkan catatan bila perlu Untuk santri yang sakit atau izin, tulis catatan singkat yang jelas. Contoh yang berguna: "izin ke klinik, kembali pukul 09.00". Catatan inilah yang nanti terbaca wali santri.
- Kirim sekali saja Tekan tombol simpan satu kali lalu tunggu sampai muncul tanda berhasil. Jangan menekan berulang kali meskipun jaringan terasa lambat — sistem sudah menahan pengiriman ganda, dan menekan berkali-kali hanya memperlambat semuanya.
Kalau sinyal kurang, lakukan saja seperti biasa dan tunggu tanda berhasil sebelum menutup aplikasi. Hindari menutup paksa aplikasi saat pengiriman sedang berjalan.
Kalau ada yang salah catat
Jangan membuat entri baru untuk menutupi kesalahan. Buka entri yang salah, ubah statusnya, lalu isi alasan koreksinya. Dengan cara ini riwayat tetap jujur: terlihat status awal, siapa yang mengubah, dan apa alasannya. Cara ini juga melindungi pengurus dari tuduhan yang tidak perlu.
Yang perlu diperiksa admin setiap hari
- Jumlah santri yang belum punya status pada setiap sesi — seharusnya nol sebelum sesi ditutup.
- Selisih antara absen mandiri di pintu masuk dan catatan pengurus.
- Daftar koreksi yang dilakukan hari itu, untuk memastikan alasannya masuk akal.
Biasakan menutup sesi setiap hari sebelum pengurus berganti shift. Menumpuk rekap tiga hari sekaligus hampir selalu berujung pada ingatan yang kabur dan angka yang akhirnya diisi asal.
Kalau ada yang macet
- Nama santri tidak muncul di daftar — pastikan santri sudah dimasukkan ke kelas atau kamar yang benar, dan statusnya masih aktif.
- Tombol simpan tidak merespons — periksa koneksi, muat ulang halaman, lalu ulangi. Data yang belum terkirim tidak akan hilang selama aplikasi belum ditutup.
- Status santri berubah sendiri — kemungkinan ada pengurus lain yang mencatat sesi yang sama. Sepakati satu penanggung jawab untuk setiap sesi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah harus memakai kartu untuk absen?
Tidak. Absen oleh pengurus dan absen mandiri di pintu masuk adalah dua cara berbeda dan bisa dipakai bersamaan. Banyak pesantren memakai keduanya: tablet untuk pintu asrama, HP pengurus untuk di dalam kelas.
Bagaimana kalau listrik atau internet mati?
Catat manual dulu di kertas, lalu masukkan ke sistem setelah jaringan kembali. Usahakan tidak menunda lebih dari satu hari supaya tidak salah ingat.
Bisakah satu pengurus menangani beberapa kelas?
Bisa. Satu akun dapat diberikan akses ke beberapa rombongan belajar atau kamar sesuai kebutuhan pesantren.
Apakah wali santri bisa melihat catatan kehadiran?
Bisa. Wali dapat melihat catatan hadir, izin, sakit, dan alpa anaknya melalui portal wali, sehingga tidak perlu menanyakan satu per satu ke pengurus.
Masih ada yang perlu dibantu?
Sampaikan langsung ke tim kami. Kami bantu jelaskan sampai jelas — tanpa biaya, dan tanpa paksaan untuk langsung memakai sistem.
Tanya via WhatsApp